Databeskyttelse
Databeskyttelse – Vores behandling og dine rettigheder
Snejbjerg, Studsgård og Haunstrup Sogne behandler og opbevarer personlige oplysninger som del af vores ydelser. Det gælder oplysninger vedr. borgere, ansatte, foreninger og samarbejdspartnere. Har du spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte os.
Snejbjerg, Studsgård og Haunstrup Sogne er kendetegnet ved de 3 forskellige menighedsråd og personregistreringen ved Snejbjerg-Studsgård-Haunstrup Pastorats kirkekontor underlagt Kirkeministeriet. Kirkekontoret udfører desuden regnskabsopgaver.
Snejbjerg-Studsgård-Haunstrup Pastorats kirkekontor
Bjergkvarteret 2, Snejbjerg
7400 Herning
Telefon: 5114 7801
Kontorets åbningstider:
Mandag og onsdag kl. 9:00 – 12:00
Samt torsdag kl. 13:00 – 17:00
Pastoratet består af 3 sogne:
Snejbjerg Sogn
CVR. Nr. 17378910 / sognekode: 8804
E-mail: snejbjerg.sogn@km.dk
Studsgård Sogn
CVR nr.: 14770119 / sognekode: 8806
E-mail: studsgård.sogn@km.dk
Haunstrup Sogn
CVR nr.: 15022612 / sognekode: 8807
E-mail: haunstrup.sogn@km.dk
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Kirkeministeriet har udpeget en fælles databeskyttelsesrådgiver for Kirkeministeriet og Folkekirken: Chefkonsulent i Kirkeministeriet Rasmus Paaske Larsen, som du er velkommen til at kontakte på følgende måde:
På e-mail: databeskyttelsesraadgiver@km.dk
På telefon: 3392 3390
Ved brev: Kirkeministeriet, att. ”databeskyttelsesrådgiver”, Frederiksholms Kanal 21, 1220 København K
Formålet og retsgrundlaget for vores behandling
Et formål med vores behandling af personoplysninger er personregistrering i henhold til Navneloven, Børneloven, Lov om anmeldelse af fødsler og dødsfald, Bekendtgørelse af arkivloven, Anordning om dåb i Folkekirken, Bekendtgørelse om vielse inden for Folkekirken, Anordning om børnekonfirmandundervisning og konfirmation, Bekendtgørelse af lov om begravelse og ligbrænding.
Et andet formål med behandling af personoplysninger er regnskabsføring i henhold til Bekendtgørelse af årsregnskabsloven, Bekendtgørelse af lov om Folkekirkens økonomi. Endelig har vi også det formål at drive kirke, hvilket indebærer registrering af personoplysninger.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger og familieforhold. I relation til personregistreringen behandler vi desuden religiøs overbevisning, samt personnummer i relation til sagsbehandlingen. I relation til regnskabsføring og lønbehandling behandler vi desuden oplysninger om personnummer, stilling, ansøgninger og CV, sygedage og skatteoplysninger.
Hvorfra stammer dine personoplysninger
Vi modtager oplysningerne direkte fra borgere i forbindelse med personregistrering; ved indsendelse af anmodning om navngivning, navneændring, anmeldelse af dåb mv. Vi kan modtage oplysninger fra en anden personregisterfører, såfremt de har oplysninger, som er relevante for hændelser i vores sogne.
Vi modtager og registrerer oplysninger i forbindelse med vores sognearbejde. Vi modtager oplysningerne direkte fra de registrerede parter, og registrerer navn, telefonnummer og e-mailadresse til brug for kommunikation.
I forbindelse med ansættelse af personale modtager og opbevarer vi oplysninger om den ansatte til brug i forbindelse med udfærdigelse af ansættelseskontrakt, udbetaling af løn mv. Til brug for regnskabsføringen generelt modtager og opbevarer vi desuden bankoplysninger på kreditorer og tilskudsberettigede samarbejdspartnere.
Du har altid ret til at få at vide, hvor vi har indhentet oplysninger om dig i forbindelse med vores ydelser.
Behandlingen af dine personoplysninger
Vi modtager henvendelser via digitale selvbetjeningssystem på borger.dk, hvor oplysningerne indsendes ved brug af MitID fra Digitaliseringsstyrelsens login-løsning NemLog-in - MitID. Oplysningerne behandles i Person 3 (den elektroniske kirkebog), og registreres derigennem i CPR. Vi modtager desuden henvendelser telefonisk og via e-mail, der vedrører personregistrering, og som kan resultere i, at vi registrerer oplysningerne direkte i Person 3.
Oplysninger, der er modtaget vedrørende sognearbejde, registreres på lister, som opbevares digitalt på computere med adgangskoder.
Personoplysninger vedr. ansatte ved Snejbjerg, Studsgård og Haunstrup Sogne registreres digitalt, samt opbevares på papir i aflåst skab.
Bankoplysninger, som bruges til overførsel af udlæg og andre fordringer (ikke løn), registreres og opbevares i netbanken.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med vores sognearbejde og registreringer i henhold hertil, videregiver vi som udgangspunkt ingen oplysninger til 3. part. Såfremt listerne vedr. sognearbejde deles med de registrerede på den pågældende liste, indhentes der samtykke fra alle på listen, inden den deles.
I forbindelse med personregistrering og sagsbehandling herved, videregiver vi oplysninger til andre personregisterførere (både kirkelige og kommunale), Familieretshuset, Skifteretten og kirkegårde. Ved forespørgsel videregiver vi desuden personoplysninger til andre offentlige myndigheder samt andre trossamfund.
Oplysninger vedr. ansatte, præster og medlemmer af menighedsrådet fremgår af vores hjemmeside, og kan deles på sociale medier samt generel PR. Der indhentes samtykke, før oplysningerne offentliggøres på hjemmesiden eller i andre sammenhænge.
Opbevaringen af dine personoplysninger
Når vi indhenter personlige oplysninger og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer oplysningerne. Oplysninger, der er modtaget via det digitale selvbetjeningssystem på borger.dk, slettes og opbevares ud fra de retningslinjer, som er udstukket af Kirkeministeriet. Personlige oplysninger, der er modtaget på e-mail, bliver opbevaret i op til 3 måneder, inden de slettes. Oplysningerne kan danne grundlag for en videre registrering i Person 3, hvorved de er underlagt de samme retningslinjer, som oplysninger modtaget via den digitale selvbetjeningsløsning.
Personlige oplysninger, der ligger til grund for personregistrering, opbevares i henhold til gældende regler. De oplysninger, som vi ikke kan tilkoble sagsbehandlingen elektronisk i Person 3, vil blive opbevaret på papir i et aflåst, brandsikkert rum i det tidsrum, som der foreskrives i retsgrundlaget.
Oplysninger, som er modtaget og opbevares i relation til sognearbejde, bliver opbevaret, så længe det relevante sognearbejde udføres. Oplysningerne slettes i forbindelse med personers ophør med deltagelse i sognearbejdet, eller ved anmodning herom. Listen med frivillige gennemgås hvert år i forbindelse med indbydelse til fest for frivillige, hvor alle ikke-relevante personer slettes fra optegnelsen.
Oplysninger vedrørende ansatte gemmes fra ansættelsens ophør i internt arkiv i 5 år.
Dine rettigheder
Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Klagemulighed
Hvis du ønsker at klage over Snejbjerg, Studsgård og Haunstrup Sognes behandling af dine personoplysninger, skal dette ske til
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 3319 3200
www.datatilsynet.dk.